Tuy nhiên, viết thư xin việc bằng tiếng Anh không đơn giản. Bạn rất dễ mắc sai lầm từ những lỗi nhỏ nhặt như tiêu đề, địa chỉ email đến nội dung, cách dùng mẫu câu theo chuẩn ngữ pháp...
Dưới đây là cách viết thư xin việc bằng tiếng Anh đơn giản, chuẩn chỉnh, đảm bảo sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng việc làm.
Tiêu đề thư xin việc
Cũng giống như thư xin việc tiếng Việt, bạn cần một tiêu đề email xin việc tiếng Anh ngắn gọn và đủ thông tin cần có. Vì hàng ngày, nhà tuyển dụng không chỉ nhận hàng chục email ứng tuyển mà còn nhiều email liên quan công việc khác của họ. Do đó, những email không có tiêu đề, tiêu đề quá dài dòng hoặc không rõ ràng sẽ có nguy cơ bị nhà tuyển dụng bỏ sót, bỏ qua thậm chí dễ bị vào mục spam.
Vì thế, bạn chỉ cần ghi ngắn gọn: Tên họ + Chức danh công việc hoặc ngược lại. Cấu trúc này đơn giản nhưng đảm bảo đủ thông tin giúp nhà tuyển dụng dù chỉ lướt qua cũng biết, đây là email ứng tuyển và ứng tuyển vị trí gì.
Lời chào đầu thư xin việc
Mở đầu cho email xin việc là lời chào. Cách xưng hô sẽ cho thấy mức độ chuyên nghiệp và sự trân trọng của bạn với nhà tuyển dụng và công việc.
Vậy nên, đừng qua loa khi dùng lời chào chung chung như: Dear Madam/Sir hay Dear Mrs/Mr. Thay vào đó, cấu trúc lời chào nên là: Dear + Mr/Ms/Mrs + tên người nhận.
Nếu người nhận là người Việt, bạn nên ghi họ tên đầy đủ. Nếu người nhận là người nước ngoài thì bạn dùng "last name" tức họ của nhà tuyển dụng sau Dear Miss/Mrs/Mr.
Tất nhiên, để sử dụng cấu trúc lời chào này đòi hỏi bạn phải biết chắc chắn tên nhà tuyển dụng. Nếu chưa biết, hãy dành thời gian tìm hiểu về họ. Là chi tiết nhỏ nhưng nhà tuyển dụng sẽ có ấn tượng tốt với bạn ở điểm này.
Tuy nhiên tìm hiểu rồi nhưng vẫn không biết chính xác tên nhà tuyển dụng thì bạn có thể dùng cấu trúc: "Dear + tên doanh nghiệp".
Sử dụng lời chào như vậy chứng tỏ, bạn đã tìm hiểu về doanh nghiệp, nhà tuyển dụng và cho thấy, bạn nghiêm túc với cơ hội việc làm này.
Nội dung chính thư xin việc
Đây là phần quan trọng nhất khi viết thư xin việc bằng tiếng Anh. Bạn cần thuyết phục nhà tuyển dụng bằng cách cho họ thấy năng lực và sự phù hợp của mình với vị trí ứng tuyển.
Nên dành 1-2 câu chia sẻ bạn ứng tuyển vị trí nào và biết thông tin tuyển dụng từ đâu. Đặc biệt nếu được một người có uy tín giới thiệu thì bạn nên dùng cấu trúc câu: "I was referred to you by…". Điều này giúp bạn phần nào đáng tin cậy hơn trong mắt nhà tuyển dụng
Sau đó bạn tập trung chứng minh năng lực bản thân với khoảng 3-5 câu. Hãy chỉ ra một số kinh nghiệm, kỹ năng giúp bạn có thành tích tại công việc liên quan trong quá khứ. Bạn cũng có thể trình bày thêm lý do lựa chọn công việc và công ty để làm việc và cống hiến. Qua đó cho thấy quyết tâm, đam mê và khả năng gắn bó với doanh nghiệp.
Vì viết ngắn gọn nên bạn hãy cụ thể bằng con số, định lượng % và nên dùng các câu khẳng định với động từ, tính từ mang tính tích cực.
Một số câu nên có trong mục này như: "I have 4 years of experience working as a marketing specialist"; "My professional skill appear to be well suited to your company’s requirement."; "I also implemented an automated email tool that grew the company’s subscriber base by 30% within seven months"...
Phần kết thư xin việc
Ở phần này, bạn cần khẳng định lại một lần nữa vì sao nhà tuyển dụng nên chọn mình. Để nhà tuyển dụng thêm niềm tin thì hãy khéo léo nhắc họ tìm hiểu về bạn sâu hơn thông qua CV đính kèm. Đồng thời bạn hãy bày tỏ mong muốn được trao đổi thêm với nhà tuyển dụng thông qua buổi phỏng vấn trực tiếp.
Cuối cùng bạn đừng quên dành lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn và hi vọng sớm nhận được phản hồi.
Đây là phần thúc đẩy hành động nhà tuyển dụng nên bạn hãy dùng dạng câu Call-to-Action (kêu gọi hành động) để thư xin việc thêm thuyết phục.
Kết thúc và chữ ký thư xin việc
Để cho thư xin việc tiếng Anh kết thúc đảm bảo sự trân trọng dành cho nhà tuyển dụng thì bạn nên sử dụng cụm từ: "Sincerely" hoặc "Best" hay "Best Regard" đều được. Không nên để những cụm từ như: Sent from my iPhone, Cheers… cho thấy sự cẩu thả của bạn.
Cuối cùng, bạn đừng quên ký tên ở cuối thư với đầy đủ họ tên và thông tin liên hệ. Nó sẽ bao gồm cả số điện thoại, địa chỉ email, liên kết dẫn đến hồ sơ của bạn trên các kênh khác nếu có.
Nói chung, viết thư xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp thì cần đảm bảo cả phần nội dung và hình thức. Do đó, ngoài nội dung ngắn gọn nhưng sắc nét; đúng ngữ pháp, chính tả thì bạn cần đảm bảo sự đồng nhất về hình thức, từ cách dùng phông chữ, cỡ chữ cho tới địa chỉ email chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!