Giao tiếp là một trong những kỹ năng vô cùng cơ bản mà ai làm việc nơi công sở cũng phải thuần thục. Bởi lẽ, mỗi ngày, người làm văn phòng phải giao tiếp với hàng hà sa số kiểu người, từ sếp đến đồng nghiệp, khách hàng cũng như đối tác…
Tuy nhiên, không phải ai cũng sở hữu cho bản thân mình kỹ năng giao tiếp thiên bẩm hoặc có thể rèn luyện được khả năng nói chuyện lay động lòng người.
Có không ít người, khi nói chuyện với đồng nghiệp và khách hàng cũng như đối tác thì lại vô cùng lưu loát, diễn đạt thông điệp một cách trôi chảy, mạch lạc; tuy nhiên, khi đặt vấn đề với sếp lại ấp úng, run sợ và không nói nên câu.
Đơn cử, vừa mới đây, trong một hội nhóm được đông đảo dân văn phòng quan tâm, theo dõi trên mạng xã hội, một thành viên đã có dịp chia sẻ chứng bệnh sợ nói chuyện với sếp của bản thân mình. Cụ thể, cô chia sẻ:
“Em muốn hỏi cách để mình bình tâm khi gặp hay nói chuyện với sếp. Em khá là run và sợ khi ngồi hay nói chuyện với sếp, tâm lý không vững vàng. Không biết sếp có ý gì hay suy nghĩ gì không nhưng mỗi lần nói chuyện với sếp thì em không thoải mái, đánh giá bản thân thấp kém mặc dù sếp khá dễ thương và thân thiện.
Có lần em còn nghĩ hay sếp đang kiểm tra trình độ, đánh giá kiến thức của mình hay không? Em không biết là do em suy nghĩ nhiều hay như thế nào, nhưng mà tốt nhất mình nên cải thiện phía bản thân mình trước. Nên em muốn hỏi anh chị những cách để mình vững tinh thần hơn khi giao tiếp với sếp”.
Ngay sau khi được đăng tải cách đây chưa lâu, câu chuyện của nàng công sở nhanh chóng thu hút được sự chú ý của đông đảo người dùng mạng, kèm theo đó là vô vàn những bình luận bày tỏ quan điểm cũng như gỡ rối cho cô nàng xoay quanh câu chuyện này:
“Hãy bình tâm, sếp là sếp, mình là mình - rạch ròi vô cùng. Trả lời đúng những gì họ hỏi và làm đúng trách nhiệm của bản thân là được”.
“Thực ra trước mình cũng sợ sếp lắm. Tuy nhiên, càng sợ, mình càng muốn tiếp xúc để nói chuyện và hiểu sếp hơn. Đôi khi, mạnh dạn mở miệng bông đùa (nhưng đừng quá trớn) để phá vỡ khoảng cách cũng như “ám ảnh” bên trong lòng mình”.
“Cái này phải tự đánh lừa bản thân để vượt qua ấy em. Hãy coi sếp như một người bạn và trao đổi một cách cởi mở xem nào”.
Quả thật đối với dân công sở, đặc biệt là những cá nhân vừa chân ướt, chân ráo đi làm; việc giao tiếp với sếp không hề đơn giản. Phần do khoảng cách tuổi tác, địa vị, phần vì thiếu kinh nghiêm, phần vì chưa kịp quen môi trường khiến khoảng cách nảy sinh và ngày càng được nới rộng. Tuy nhiên, sự e ngại chẳng giúp gì được cho chúng ta, cho nên, chị em công sở có thể “lận lưng” một số bí quyết để có thể giao tiếp với cấp trên hiệu quả hơn.
1. Xây dựng mối quan hệ bình đẳng
Nhiều người tỏ ra quan ngại khi nhắc đến khái niệm “bình đẳng” với cấp trên, tuy nhiên, bình đẳng không có nghĩa là thiếu tôn trọng. Một công việc muốn có kết quả tốt cần sự thông hiểu từ cả hai phía. Do đó, đừng xem mối quan hệ với sếp và “ông chủ” và “người làm thuê”. Thay vào đó, hãy trở thành một người bạn, một cánh tay đắc lực của sếp bởi một ngày nào đó, có thể vị trí hiện giờ của sếp sẽ là chỗ mà chúng ta sẽ ngồi.
2. Hiểu rõ ranh giới
Trong mọi mối quan hệ xã hội, dù thân thiết đến đâu thì vẫn sẽ tồn tại những giới hạn mà khi đi quá, sẽ chẳng một ai cảm thấy vui. Với sếp cũng vậy, nếu muốn góp ý, tốt nhất hãy suy nghĩ cho thật kỹ, sau đó uốn lưỡi 7 lần để lựa chọn ngôn từ phù hợp nhất có thể rồi chọn thời điểm đúng đắn để truyền tải thông điệp. Nhưng nhớ, đừng bao giờ chỉ trích định hướng chiến lược hay kế hoạch dài hạn của tập thể.
3. Nêu ví dụ cụ thể
Để đưa ra cơ sở cho những luận điểm của mình, chị em công sở hãy nêu các ví dụ cụ thể chứng minh cho lời góp ý. Chẳng hạn, thay vì nói rằng “Sếp có những ý tưởng tuyệt vời”, hãy liệt kê một vài dẫn chứng đặc biệt như ý tưởng giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho văn phòng… Thông tin cụ thể sẽ làm tăng sức thuyết phục cho phản hồi của chúng ta.
4. Lắng nghe sếp
Thực tế, người ta sẽ có cảm tình hơn với những đối tượng chịu nghe mình. Khi giao tiếp với cấp trên, thỉnh thoảng hãy bày tỏ tình cảm, sự đồng tình, cảm động, thỉnh thoảng nhắc lại lời cấp trên; xin cho những giải thích tỉ mỉ hơn.
Những người cấp trên ít nhiều đều có mong muốn được nói chuyện, truyền kinh nghiệm, chỉ dẫn đối với cấp dưới, vậy chúng ta nên là một người nghe trung thực, lắng nghe những chia sẻ của cấp trên. Với những nhân viên chịu khó lắng nghe những lời của mình hơn những người khác, tất nhiên là cấp trên sẽ càng tín nhiệm và có đánh giá cao hơn.