Ngày 05/7/2022, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 41/2022/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho các hoạt động xã hội, từ thiện. Thông tư có hiệu lực từ ngày 1/9/2022.
Cụ thể, Điều 3 Thông tư này nêu rõ, tất cả tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân có hoạt động liên quan đến việc vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp để thực hiện hoạt động xã hội, từ thiện thì đều phải mở sổ kế toán ghi chép, hạch toán và minh bạch thông tin.
Thông tư 41/2022 cũng nêu rõ quy định với 3 đối tượng vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp:
- Tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng
- Tổ chức, cơ quan, đơn vị không tổ chức kế toán riêng
- Cá nhân
Trong đó, đối với cá nhân, Thông tư 41/2022 yêu cầu phải có trách nhiệm mở sổ ghi chép đầy đủ thông tin về kết quả tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện theo quy định của Thông tư, đồng thời lập báo cáo và công khai tình hình tiếp nhận và phân phối và sử dụng nguồn đóng góp theo quy định của pháp luật.
Theo Điều 10 về Mở sổ ghi chép, cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải thực hiện các quy định sau đây:
Thứ nhất, phải mở sổ sách để ghi chép các khoản đã tiếp nhận đóng góp tự nguyện của các nhà tài trợ; các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn này để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện một cách chính xác, trung thực, đảm bảo công khai, minh bạch.
Thứ hai, việc ghi chép sổ sách phải thực hiện ngay khi bắt đầu thực hiện các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện. Số liệu ghi chép phải liên tục theo trình tự thời gian và phản ánh đầy đủ các thông tin theo yêu cầu công khai số liệu.
Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới của trang sổ. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, nghiêm cấm mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin số liệu đã ghi chép trên sổ.
Thứ ba, kết thúc đợt vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện cá nhân phải thực hiện chốt sổ, theo đó cộng toàn bộ số liệu thu, chi và tính ra số tồn chưa sử dụng để lập báo cáo và công khai số liệu theo quy định của pháp luật. Đối với khoản tiếp nhận và sử dụng thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng phải thực hiện đối chiếu với số liệu ngân hàng nơi mở tài khoản định kỳ hàng tháng và đối chiếu khi kết thúc đợt vận động. Bản đối chiếu số liệu với ngân hàng hoặc sổ chi tiết tài khoản tiền gửi mà ngân hàng gửi đến phải được lưu trữ và công khai khi kết thúc đợt vận động.
Thứ tư, đối với khoản tiếp nhận tài trợ bằng tiền, cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng theo quy định, không được nhận tiền tài trợ cho mục đích xã hội, từ thiện vào chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động.
Nếu tiếp nhận tài trợ bằng tiền mặt, cá nhân tiếp nhận tài trợ có trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt nhận tài trợ; trường hợp chưa sử dụng có thể đem gửi vào tài khoản được mở riêng cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng.
Nếu tiếp nhận tài trợ bằng ngoại tệ, cá nhận phải bán ngoại tệ cho ngân hàng thương mại và quản lý, sử dụng tiền Việt Nam để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện.
Đối với tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vận động có trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ.
Thứ năm, đối với các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, các khoản này phải được ghi chép đầy đủ.
Ngoài ra, Thông tư 41 cũng quy định sổ kế toán phải được mở theo nguyên tắc vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh từ ngày 1-1 của năm tài chính mới. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Cũng liên quan đến hoạt động từ thiện, trước đó theo Nghị định 93/2021/NĐ-CP, cá nhân phải công khai số tiền kêu gọi từ thiện trên truyền thông.
Khoản 3 Điều 19 Nghị định này nêu rõ, cá nhân có trách nhiệm mở sổ ghi chép đầy đủ thông tin về: Kết quả tiếp nhận, phân phối tiền, hiện vật đóng góp tự nguyện theo đối tượng, địa bàn được hỗ trợ, bao gồm những khoản tiếp nhận có điều kiện, địa chỉ cụ thể (nếu có).
Đáng lưu ý, việc công khai phải được thực hiện trên các phương tiện truyền thông và gửi kết quả bằng văn bản tới UBND xã nơi cư trú để niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan trong 30 ngày.
Ngoài ra, khi kêu gọi từ thiện, cá nhân phải mở tài khoản riêng tại ngân hàng thương mại theo từng cuộc vận động để tiếp nhận, quản lý toàn bộ tiền đóng góp tự nguyện, bố trí địa điểm phù hợp để tiếp nhận, quản lý, bảo quản hiện vật đóng góp tự nguyện trong thời gian tiếp nhận.
Đồng thời, phải có biên nhận các khoản đóng góp tự nguyện bằng tiền mặt, hiện vật tiếp nhận được khi tổ chức, cá nhân đóng góp yêu cầu.
Cá nhân không được tiếp nhận thêm các khoản đóng góp tự nguyện sau khi kết thúc thời gian tiếp nhận đã cam kết và có trách nhiệm thông báo đến nơi mở tài khoản về việc dừng tiếp nhận các khoản đóng góp tự nguyện.